Teknologi Informasi dapat membantu membuat keputusan pada tingkatan manajerial, akan tetapi penerapan Teknologi Informasi membutuhkan biaya yang cukup besar dengan resiko kegagalan yang tidak kecil.

Untuk membuat penerapan Teknologi Informasi di dalam sebuah organisasi dan institusi agar dapat digunakan secara maksimal, maka dibutuhkan pemahaman yang tepat mengenai beberapa hal.

Beberapa hal tersebut adalah :

1. konsep dasar dari sistem yang berlaku (prosedur manual)
2. teknologi yang dimanfaatkan
3. aplikasi yang digunakan
4. bagaimana pengelolaan-nya
5. pengembangan sistem yang dilakukan pada organisasi tersebut

Sebuah kerangka kerja (framework) dikenal dengan Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) sangat berguna bagi sebuah organisasi/institusi dalam memperoleh keyakinan atas kehandalan dari Sistem Aplikasi yang dipergunakan.

Sedangkan para pengambil keputusan dan pihak manajemen memperoleh manfaat dalam keputusan saat menyusun rencana strategis (strategic plan), menentukan kebijakan dan rencana, pengelolaan kapasitas dan penanganan serta pemantauan berjalannya sistem sehari-hari.

Dengan mengimplementasikan sistem dengan benar akan memastikan bahwa sistem yang berjalan akan memberikan manfaat yang sangat baik untuk meningkatkan bisnis bagi organisasi.

Untuk dapat meningkatkan kepuasan pelanggan (jika dalam lingkup perusahaan) ataupun memuaskan siapapun yang dilayaninya (dalam lingkup perusahaan non profit maupun pemerintahan dan akademisi) maka sebuah organisasi harus berkomitmen untuk menjalankan sistem dengan disiplin.

Artinya melalui dijalankan dengan menggunakan pendekatan proses yang baik, konsisten, serta praktek operasional kerja yang lebih efisien dan fokus pada tujuan bisnis organisasi tersebut.

Dengan menerapkan sistem secara disiplin, maka akan menghasilkan keluaran (output) yang akan membantu serta mendukung jalannya organisasi, dalam meningkatkan kepuasan pelanggan maupun anggota dan audience-nya.

Sistem Aplikasi tidak hanya dapat di terapkan di sebuah organisasi besar akan tetapi dapat di terapkan juga di lingkup usaha kecil yang menghasilkan keuntungan dari implementasi sistem yang efisien.

Dampak yang diharapkan yaitu pada penurunan biaya maupun penghematan waktu, dan tentu dapat meningkatkan efisiensi dan pada akhirnya meningkatkan hubungan pelanggan yang saling menguntungkan satu sama lainnya.

Berikut ini manfaat dari menggunakan Sistem:

1. Setiap Perusahaan maupun Organisasi yang telah mengimplentasikan sistem berbeda dengan perusahaan atau organisasi yang belum mengimplentasikan baik dari kualitas keluaran, proses maupun layanan yang diberikan.
2. Dapat meningkatkan efisiensi pada level tingkat organisasi atau perusahaan.
3. Dengan Sistem maka hasil secara langsung adalah dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan user/pelanggan, juga memotivasi civitas internal serta menciptakan budaya perbaikan secara berkelanjutan.
4. Dapat meminimalisir pekerjaan yang berulang dan secara nyata adalah sebuah pemborosan baik waktu dan energi.
5. Meningkatkan citra organisasinya maupun Civitas Akademika dan dengan demikian akan mempunyai daya saing.
6. Dengan sistem yang rapi dan solid akan membagi tahap pekerjaan dengan Pendekatan proses.
7. Dapat meningkatkan Jaminan Kualitas Produk dan Proses.
8. Dapat meningkatkan produktivitas organisasi.
9. Lebih berpeluang untuk dapat memenuhi kebutuhan pasar.
10. Dapat meningkatkan kinerja proses secara terus menerus.
11. Dapat meningkatkan peluang untuk masuk pasar global.
12. Kinerja direview secara teratur dan fokus pada pencapaian target.
13. Dapat meningkatkan produktivitas perusahaan serta organisasi Untuk memastikan standar kerja pada perusahaan.
14. Apabila ada pergantian karyawan proses tetap dapat berlanjut.
15. Dapat meningkatkan efisiensi pada level operasional
16. Produktivitas yang tidak memenuhi standar mutu dapat diminimalkan dan tingkat kesalahan dapat dihindarkan.

Demikian penjelasan tentang pentinya sebuah sistem yang nantinya bisa diterapkan dan diwujudkan dalam bentuk Prosedur, SOP, Instruksi Kerja dan  juga sebuah Sistem Aplikasi yang didalamnya sudah mencakup Prosedur dan Alur kerja (workflow).

Sampai jumpa di artikel berikutnya.