BS

BerlianSolusi

Dalam kegiatan operasional harian, Lembaga BAZNAS akan selalu berhubungan yang sekaligus mengelola data. Ada dua data utama yang dikelola, disamping data pendukung lainnya. Data primer yang ditangani dalam dua kelompok besar adalah Data Muzaki dan Data Mustahik. Keduanya merupakan data yang harus dikelola dengan baik sehingga kegiatan di BAZNAS bisa berjalan dengan optimal. Data Muzaki dan Data Mustahik keduanya merupakan data dengan mengacu kepada data personal.

Data Muzaki memiliki kelompok berdasarkan UPZ yang aktif, sementara data Mustahik berbasis pada wilayah (desa dan kecamatan), sehingga sebaran datanya nantinya akan bisa diketahui. Data Mustahik tidak kalah rumit dan kompleks, apalagi jika hendak dikelola dengan cara manual. Dari mulai kapan proposal diajukan, siapa saja yang sudah menerima bantuan/zakat dan infak, dimana tinggalnya mustahik, kapan bantuan diterima, siapa yang melakukan asesmen, apa bentuk bantuannya (apakah uang atau barang), disalurkan oleh siapa, apa program dan kegiatannya dan informasi lainnya.

Jika sebelumnya menggunakan tools semisal Excel atau Google Drive, tentu hal ini akan cukup menyulitkan, karena Spreed Sheet sendiri tidak dimaksudkan untuk menyelesaikan permasalahan mengelola data untuk menghasilkan informasi. Akan rawan untuk data terhapus, data hilang, kehilangan akses karena lupa password, ataupun hal yang merupakan resiko lainnya.

Untuk itu Sistem Aplikasi ini akan membantu BAZNAS dalam mengelola data-data penting tersebut.

Sebagai lembaga sebesar dan kompleks seperti BAZNAS, tentunya Manajemen BAZNAS ingin mengetahui secara detail, berapa proposal mustahik yang masuk, berapa proposal yang ditolak, berapa proposal yang diproses untuk di approval, berapa proposal yang direalisasikan, berapa mustahik yang benar-benar layak untuk dibantu, dan berapa prosentasi antara zakat dan infaq dalam pendistribusian yang telah dilakukan, bagaimana jumlah muzaki terdistribusi di kecamatan dan wilayah, bagaimana UPZ mengajukan proposal dan berapa kuota nya dalam rupiah?

Semua ini harus ditangani dengan urut dan berjenjang, sehingga proses bisa dipantau dan di monitor, serta bisa didapatkan informasi valid dengan segera.

Jika semua proses ini dikerjakan dengan menggunakan pengelolaan data semisal word dan excel (dalam office document), tentu sangat tidak praktis dan efisien. Yang pada akhirnya akan membuat pekerjaan menjadi lama dan tidak efisien. Karena memang pengelolaan dengan menggunakan file excel maupun word memiliki banyak keterbatasan. Keterbatasan tersebut antara lain: tidak memiliki database terpadu, proses update dan monitoring sulit dilakukan, tidak mudah untuk saling berkoordinasi, jika file ada yang hilang maka semua proses akan ikut hilang.

Untuk bisa saling berkoordinasi, mengelola data supaya bisa berkesinambungan dan terintegrasi maka  dibutuhkan Sistem Informasi sehingga proses di Aplikasi tersebut nantinya adalah:
1. Ada bagian yang melakukan Input Proposal yang dilakukan oleh admin Aplikasi.
2. Proposal nantinya akan di Disposisi untuk ditindaklanjuti oleh pejabat yang berwenang, dan ini dilakukan oleh pejabat yang bersangkutan.
3. Hanya proposal yang hendak ditindaklanjuti saja yang bisa diproses untuk dilakukan Asessmen, dimana Asessmen akan dilakukan oleh Relawan (LAB) secara kunjungan langsung ke lapangan/tempat mustahik tinggal.
4. Asessmen dilakukan oleh orang yang sudah dipercaya untuk melakukan Asessmen dan akan memberikan informasi tambahan dari hasil Asessmen tersebut.
5. Data Asessmen akan dijadikan acuan dalam mengambil keputusan untuk diproses ke tahap berikutnya yaitu Proses Approval.
6. Selanjutnya setelah di Approval maka dilanjutkan dengan Proses Realisasi.

Sehingga proses dari rangkaian aktivitas dari mulai Pengajuan Proposal, Disposisi, Asessmen, Approval dan Realisasi menjadi sebuah proses yang berkesinambungan yang bisa dipantau dan dikerjakan oleh masing-masing bagian, sehingga bisa menghasilkan laporan yang valid.

Tidak hanya itu, dokumen pendukung juga disiapkan oleh aplikasi, sehingga dari aplikasi bisa untuk membuat surat tugas, Laporan Hasil Asessmen, Laporan Distribusi dan laporan yang lainnya.

Semua data yang dibutuhkan untuk pelaporan maupun rekap bisa diambil dan tersedia di aplikasi, dan bisa di download dari aplikasi secara langsung dengan format excel maupun pdf.

Informasi lebih lanjut hubungi kami di:
email : info@berliansolusi.co.id
WA : 085846180699